Database System คือ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน จัดเก็บไว้ในฐานเดียวกันและมีการเตรียมการสำหรับปรับปรุง สำหรับขยายข้อมูลเอาไว้พร้อมสรรพ อีกทั้งสามารถยังเรียกข้อมูลมาใช้จากชุดคำสั่งที่แตกต่างกันได้ โดยที่อาจเรียกหาเฉพาะส่วนของข้อมูลที่ต้องการใช้ประโยชน์เท่านั้น
ความรู้ทั่วไป ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บข้อมูลทำให้ผู้ใช้สามารถใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในระบบงานต่าง ๆ ร่วมกันได้ โดยที่จะไม่เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลยังสามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลอีกทั้งข้อมูลในระบบก็จะถูกต้องเชื่อถือได้ และเป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยจะมีการกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลขึ้นนับได้ว่าปัจจุบันเป็นยุคของสารสนเทศ เป็นที่ยอมรับกันว่า สารสนเทศเป็นข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองอย่างเหมาะสม สามารถนำมาใช้ประโยชน์อย่างมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการนำมาใช้งานด้านธุรกิจ การบริหาร และกิจการอื่น ๆ องค์กรที่มีข้อมูลปริมาณมาก ๆ จะพบความยุ่งยากลำบากในการจัดเก็บข้อมูลตลอดจนการนำเสนอข้อมูลที่ต้องการออกมาใช้ให้ทันต่อเหตุการณ์ ดังนั้นคอมพิวเตอร์จึงถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บข้อมูล การประมวลผลข้อมูลซึ่งทำให้ระบบการจัดเก็บข้อมูลเป็นไปได้สะดวก
ความรู้ทั่วไป ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บข้อมูลทำให้ผู้ใช้สามารถใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในระบบงานต่าง ๆ ร่วมกันได้ โดยที่จะไม่เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลยังสามารถหลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลอีกทั้งข้อมูลในระบบก็จะถูกต้องเชื่อถือได้ และเป็นมาตรฐานเดียวกัน โดยจะมีการกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลขึ้นนับได้ว่าปัจจุบันเป็นยุคของสารสนเทศ เป็นที่ยอมรับกันว่า สารสนเทศเป็นข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองอย่างเหมาะสม สามารถนำมาใช้ประโยชน์อย่างมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการนำมาใช้งานด้านธุรกิจ การบริหาร และกิจการอื่น ๆ องค์กรที่มีข้อมูลปริมาณมาก ๆ จะพบความยุ่งยากลำบากในการจัดเก็บข้อมูลตลอดจนการนำเสนอข้อมูลที่ต้องการออกมาใช้ให้ทันต่อเหตุการณ์ ดังนั้นคอมพิวเตอร์จึงถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บข้อมูล การประมวลผลข้อมูลซึ่งทำให้ระบบการจัดเก็บข้อมูลเป็นไปได้สะดวก
คุณสมบัติของฐานข้อมูลที่ดี
1. ไม่ซับซ้อน
2. อธิบายให้ชัดเจน
3. ลดความซับซ้อน
4. น่าเชื่อถือ หรือมีความบูรณภาพ
5. ข้อมูลที่มีอยู่คือข้อมูลที่ต้องการ
6. ขยายของเขตได้
โครงสร้างของฐานข้อมูลประกอบด้วย
1. Character คือ ตัวอักขระแต่ละตัว / ตัวเลข / เครื่องหมาย
2. Field คือ เขตข้อมูล / ชุดข้อมูลที่ใช้แทนความหมายของสื่อโครงสร้าง เช่น ชื่อของบุคคล ชื่อของวัสดุสิ่งของ
3. Record คือ ระเบียน หรือรายการข้อมูล เช่น ระเบียนของพนักงานแต่ละคน
4. Table /File คือ ตาราง หรือแฟ้มข้อมูลประกอบขึ้นด้วยระเบียนต่างๆ เช่น ตารางข้อมูลของบุคคล ตารางข้อมูลของวัสดุสิ่งของ
5. Database คือ ฐานข้อมูล ประกอบด้วยตาราง และแฟ้มข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องหรือมีความสัมพันธ์กัน
Management System (DBMS) โดย DBMS จะเป็นโปรแกรมสื่อกลางระหว่างผู้ใช้และโปรแกรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ฐานข้อมูล
หน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูล
1. ช่วยกำหนดและเก็บโครงสร้างฐานข้อมูล(Define and Store Database Structure)
2. การเรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูล(Load Database)
3. เก็บและดูแลข้อมูล(Store and Maintain Data)
4. ประสานกับระบบปฏิบัติการ (Operation System)
5. ควบคุมความปลอดภัย (Security Control)
6. จัดทำข้อมูลสำรองและการกู้(Backup and Recovery)
7. ควบคุมการใช้ข้อมูลพร้อมกันได้ (Concurrency Control)
8. ควบคุมค่าของข้อมูลในระบบให้ถูกต้องตามที่ควรจะเป็น อาจเรียกว่า ควบคุมบูรณภาพของข้อมูล (Integrity Control)
9. จัดทำพจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary)
ข้อดีของการจัดเก็บ ข้อมูลแบบฐานข้อมูล
- หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้ (Inconsistency Can Be Avoided)
- ใช้ข้อมูลร่วมกันได้ (The Data Can Be Shared)
- ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล (Redundancy Can Be Reduced)
- กำหนดความเป็นมาตรฐานเดียวกันได้ (Standard Can Be Enforced)
- กำหนดระบบรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลได้ (Security Restriction Can Be Applied)
- การรักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล
- ความอิสระของข้อมูล (Data Independence)
ข้อเสียของการจัดเก็บข้อมูลแบบฐานข้อมูล
- ต้นทุนสูง ทุกองค์ประกอบของระบบฐานข้อมูลมีราคาสูง
- มีความซับซ้อน
- เสี่ยงต่อการหยุดชะงักของระบบ
โปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้
เช่น Access, FoxPro, Clipper, dBase, FoxBase, Oracle, SQL เป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกัน บางโปรแกรมใช้ง่ายแต่จะจำกัดขอบเขตการใช้งาน บ่งโปรแกรมใช้งานยากกว่า แต่จะมีความสามารถในการทำงานมากกว่า
